Bħala impjegatur, huwa importanti li taħżen id-dejta tal-impjegati tiegħek kif suppost. Meta tagħmel dan, inti obbligat li żżomm rekords tal-persunal tad-dejta personali tal-impjegati. Meta tinħażen tali data, għandhom jitqiesu r-Regolament Ġenerali dwar il-Protezzjoni tad-Dejta tal-Att dwar il-Privatezza (AVG) u r-Regolament Ġenerali dwar il-Protezzjoni tad-Data tal-Att ta’ Implimentazzjoni (UAVG). L-AVG timponi obbligi fuq min iħaddem b'rabta mal-ipproċessar ta' data personali. Permezz ta' din il-lista ta' kontroll, tkun taf jekk il-fajls tal-persunal tiegħek jikkonformawx mar-rekwiżiti.
- Liema data tista' tiġi pproċessata f'fajl tal-persunal?
Ir-regola ewlenija li tiġi segwita hija li tista' tiġi inkluża biss data meħtieġa għall-iskop tal-fajl tal-persunal: it-twettiq xieraq tal-kuntratt tax-xogħol mal-impjegat.
Fi kwalunkwe każ, id-dejta personali 'ordinarja' tinżamm bħal:
- Isem;
- Indirizz;
- Data tat-twelid;
- Kopja tal-passaport/karta tal-identità;
- Numru BSN
- Kuntratt tax-xogħol iffirmat inklużi termini u kundizzjonijiet tal-impjieg u annessi;
- Dejta dwar il-prestazzjoni u l-iżvilupp tal-impjegati, bħal rapporti ta' valutazzjoni.
Min iħaddem jista' jagħżel li jespandi l-fajl tal-persunal biex jinkludi data oħra bħal noti personali ta' min iħaddem, rekord ta' assenteiżmu, ilmenti, twissijiet, rekords ta' intervisti eċċ.
Bħala persuna li tħaddem, huwa importanti li taġġorna din id-dejta regolarment biex issegwi l-korrettezza u l-eżattezza fir-rigward tal-perjodi ta’ żamma legali.
- Meta tista' tiġi pproċessata data personali 'ordinarja' f'fajl tal-persunal?
Min iħaddem għandu jikkunsidra meta u liema data personali 'ordinarja' tista' tinħażen fil-fajl tal-persunal. Skont l-Artikolu 6 AVG, min iħaddem jista' jaħżen data personali 'ordinarja' fil-fajl tal-persunal permezz ta' 6 raġunijiet. Dawn ir-raġunijiet jinkludu:
- L-impjegat ta l-kunsens għall-ipproċessar;
- L-ipproċessar huwa meħtieġ għall-eżekuzzjoni tal-ftehim tal-impjegat (impjieg);
- L-ipproċessar huwa meħtieġ minħabba obbligu legali li jaqa' fuq min iħaddem (bħall-ħlas ta' taxxi u kontribuzzjonijiet);
- L-ipproċessar huwa meħtieġ biex jipproteġi l-interessi vitali tal-impjegat jew ta' persuna fiżika oħra (jkollu eżempju meta periklu akut ikun imminenti iżda l-impjegat huwa mentalment inkapaċi li jagħti l-kunsens);
- L-ipproċessar huwa meħtieġ għall-interess pubbliku/ordni pubbliku;
- L-ipproċessar huwa meħtieġ biex jissodisfa l-interessi leġittimi ta’ min iħaddem jew ta’ parti terza (ħlief fejn l-interessi tal-impjegat jegħlbu l-interessi leġittimi ta’ min iħaddem).
- Liema data m'għandhiex tiġi pproċessata f'fajl tal-persunal?
Minbarra d-dejta 'normali' li hija inkluża fil-fajl, hemm ukoll dejta li (normalment) m'għandhiex tiġi inkluża minħabba li hija ta' natura partikolarment sensittiva. Dawn huma d-dejta 'speċjali' u jinkludu:
- Twemmin;
- Orjentazzjoni sesswali;
- Razza jew etniċità;
- Data medika (inkluż meta pprovduta volontarjament mill-impjegat).
Data 'speċjali' tista' tinħażen biss taħt l-AVG f'10 eċċezzjonijiet. It-3 eċċezzjonijiet ewlenin huma kif ġej:
- L-impjegat ta kunsens espliċitu għall-ipproċessar;
- Inti tipproċessa data personali li l-impjegat innifsu żvela apposta;
- L-ipproċessar huwa meħtieġ għal interess pubbliku superjuri (jeħtieġ bażi legali Olandiża biex tinvoka dan).
- Miżuri ta' sigurtà tal-fajl tal-persunal
Min għandu permess jara l-fajl tal-persunal?
Il-fajl tal-persunal jista' jitqies biss minn persuni li għalihom l-aċċess huwa meħtieġ biex iwettqu xogħol. Dawn il-persuni jinkludu, pereżempju, min iħaddem u l-impjegati tad-dipartiment tal-HR. L-impjegat innifsu għandu wkoll id-dritt li jara l-fajl tal-persunal tiegħu/tagħha u jemenda informazzjoni mhux korretta.
Rekwiżiti ta' sigurtà għall-fajl
Minbarra dan, huwa importanti li jitqies li l-AVG jimponi rekwiżiti fuq il-ħażna diġitali jew tal-karta tal-fajls tal-persunal. Bħala impjegatur, inti obbligat li tieħu miżuri biex tipproteġi l-privatezza tal-impjegati. Għalhekk il-fajl għandu jkun protett kontra ċ-ċiberkriminalità, aċċess mhux awtorizzat, modifika jew tħassir.
- Perjodu taż-żamma tal-fajls tal-persunal
L-AVG jiddikjara li d-dejta personali tista' tinżamm għal perjodu limitat. Xi dejta hija soġġetta għal perjodu statutorju ta' żamma. Għal data oħra, min iħaddem huwa meħtieġ li jistabbilixxi limiti ta' żmien għat-tħassir jew reviżjoni perjodika tal-eżattezza tad-data. L-AVG jiddikjara li għandhom jittieħdu miżuri raġonevoli biex jiġi żgurat li data mhux eżatta tinżamm fil-fajl.
Trid tkun taf aktar dwar il-perjodi taż-żamma tal-fajls tal-persunal? Imbagħad aqra l-blog tagħna perjodi taż-żamma tal-fajls tal-impjegati.
Il-fajl tal-persunal tiegħek jissodisfa r-rekwiżiti elenkati hawn fuq? Imbagħad ċansijiet huma li huwa konformi AVG.
Jekk, wara li taqra dan il-blog, għad għandek mistoqsijiet dwar fajl tal-persunal jew dwar l-AVG, jekk jogħġbok ikkuntattjana. Tagħna avukati tax-xogħol se jkun kuntent li jgħinek!
