Fajl tal-persunal tal-lista ta' kontroll AVG

Fajl tal-persunal tal-lista ta' kontroll AVG

Bħala impjegatur, huwa importanti li taħżen id-dejta tal-impjegati tiegħek kif suppost. Meta tagħmel dan, inti obbligat li żżomm rekords tal-persunal tad-dejta personali tal-impjegati. Meta tinħażen tali data, għandhom jitqiesu r-Regolament Ġenerali dwar il-Protezzjoni tad-Dejta tal-Att dwar il-Privatezza (AVG) u r-Regolament Ġenerali dwar il-Protezzjoni tad-Data tal-Att ta’ Implimentazzjoni (UAVG). L-AVG timponi obbligi fuq min iħaddem b'rabta mal-ipproċessar ta' data personali. Permezz ta' din il-lista ta' kontroll, tkun taf jekk il-fajls tal-persunal tiegħek jikkonformawx mar-rekwiżiti.

  1. Liema data tista' tiġi pproċessata f'fajl tal-persunal?

Ir-regola ewlenija li tiġi segwita hija li tista' tiġi inkluża biss data meħtieġa għall-iskop tal-fajl tal-persunal: it-twettiq xieraq tal-kuntratt tax-xogħol mal-impjegat.

Fi kwalunkwe każ, id-dejta personali 'ordinarja' tinżamm bħal:

  • Isem;
  • Indirizz;
  • Data tat-twelid;
  • Kopja tal-passaport/karta tal-identità;
  • Numru BSN
  • Kuntratt tax-xogħol iffirmat inklużi termini u kundizzjonijiet tal-impjieg u annessi;
  • Dejta dwar il-prestazzjoni u l-iżvilupp tal-impjegati, bħal rapporti ta' valutazzjoni.

Min iħaddem jista' jagħżel li jespandi l-fajl tal-persunal biex jinkludi data oħra bħal noti personali ta' min iħaddem, rekord ta' assenteiżmu, ilmenti, twissijiet, rekords ta' intervisti eċċ.

Bħala persuna li tħaddem, huwa importanti li taġġorna din id-dejta regolarment biex issegwi l-korrettezza u l-eżattezza fir-rigward tal-perjodi ta’ żamma legali.

  1. Meta tista' tiġi pproċessata data personali 'ordinarja' f'fajl tal-persunal?

Min iħaddem għandu jikkunsidra meta u liema data personali 'ordinarja' tista' tinħażen fil-fajl tal-persunal. Skont l-Artikolu 6 AVG, min iħaddem jista' jaħżen data personali 'ordinarja' fil-fajl tal-persunal permezz ta' 6 raġunijiet. Dawn ir-raġunijiet jinkludu:

  • L-impjegat ta l-kunsens għall-ipproċessar;
  • L-ipproċessar huwa meħtieġ għall-eżekuzzjoni tal-ftehim tal-impjegat (impjieg);
  • L-ipproċessar huwa meħtieġ minħabba obbligu legali li jaqa' fuq min iħaddem (bħall-ħlas ta' taxxi u kontribuzzjonijiet);
  • L-ipproċessar huwa meħtieġ biex jipproteġi l-interessi vitali tal-impjegat jew ta' persuna fiżika oħra (jkollu eżempju meta periklu akut ikun imminenti iżda l-impjegat huwa mentalment inkapaċi li jagħti l-kunsens);
  • L-ipproċessar huwa meħtieġ għall-interess pubbliku/ordni pubbliku;
  • L-ipproċessar huwa meħtieġ biex jissodisfa l-interessi leġittimi ta’ min iħaddem jew ta’ parti terza (ħlief fejn l-interessi tal-impjegat jegħlbu l-interessi leġittimi ta’ min iħaddem).
  1. Liema data m'għandhiex tiġi pproċessata f'fajl tal-persunal?

Minbarra d-dejta 'normali' li hija inkluża fil-fajl, hemm ukoll dejta li (normalment) m'għandhiex tiġi inkluża minħabba li hija ta' natura partikolarment sensittiva. Dawn huma d-dejta 'speċjali' u jinkludu:

  • Twemmin;
  • Orjentazzjoni sesswali;
  • Razza jew etniċità;
  • Data medika (inkluż meta pprovduta volontarjament mill-impjegat).

Data 'speċjali' tista' tinħażen biss taħt l-AVG f'10 eċċezzjonijiet. It-3 eċċezzjonijiet ewlenin huma kif ġej:

  • L-impjegat ta kunsens espliċitu għall-ipproċessar;
  • Inti tipproċessa data personali li l-impjegat innifsu żvela apposta;
  • L-ipproċessar huwa meħtieġ għal interess pubbliku superjuri (jeħtieġ bażi legali Olandiża biex tinvoka dan).
  1. Miżuri ta' sigurtà tal-fajl tal-persunal

Min għandu permess jara l-fajl tal-persunal?

Il-fajl tal-persunal jista' jitqies biss minn persuni li għalihom l-aċċess huwa meħtieġ biex iwettqu xogħol. Dawn il-persuni jinkludu, pereżempju, min iħaddem u l-impjegati tad-dipartiment tal-HR. L-impjegat innifsu għandu wkoll id-dritt li jara l-fajl tal-persunal tiegħu/tagħha u jemenda informazzjoni mhux korretta.

Rekwiżiti ta' sigurtà għall-fajl

Minbarra dan, huwa importanti li jitqies li l-AVG jimponi rekwiżiti fuq il-ħażna diġitali jew tal-karta tal-fajls tal-persunal. Bħala impjegatur, inti obbligat li tieħu miżuri biex tipproteġi l-privatezza tal-impjegati. Għalhekk il-fajl għandu jkun protett kontra ċ-ċiberkriminalità, aċċess mhux awtorizzat, modifika jew tħassir.

  1. Perjodu taż-żamma tal-fajls tal-persunal

L-AVG jiddikjara li d-dejta personali tista' tinżamm għal perjodu limitat. Xi dejta hija soġġetta għal perjodu statutorju ta' żamma. Għal data oħra, min iħaddem huwa meħtieġ li jistabbilixxi limiti ta' żmien għat-tħassir jew reviżjoni perjodika tal-eżattezza tad-data. L-AVG jiddikjara li għandhom jittieħdu miżuri raġonevoli biex jiġi żgurat li data mhux eżatta tinżamm fil-fajl.

Trid tkun taf aktar dwar il-perjodi taż-żamma tal-fajls tal-persunal? Imbagħad aqra l-blog tagħna perjodi taż-żamma tal-fajls tal-impjegati.

Il-fajl tal-persunal tiegħek jissodisfa r-rekwiżiti elenkati hawn fuq? Imbagħad ċansijiet huma li huwa konformi AVG.

Jekk, wara li taqra dan il-blog, għad għandek mistoqsijiet dwar fajl tal-persunal jew dwar l-AVG, jekk jogħġbok ikkuntattjana. Tagħna avukati tax-xogħol se jkun kuntent li jgħinek!

Settings tal-Privatezza
Aħna nużaw cookies biex intejbu l-esperjenza tiegħek waqt li nużaw il-websajt tagħna. Jekk qed tuża s-Servizzi tagħna permezz ta' browser tista' tirrestrinġi, timblokka jew tneħħi l-cookies permezz tas-settings tal-web browser tiegħek. Aħna nużaw ukoll kontenut u skripts minn partijiet terzi li jistgħu jużaw teknoloġiji ta’ traċċar. Tista' b'mod selettiv tipprovdi l-kunsens tiegħek hawn taħt biex tippermetti tali inkorporazzjonijiet ta' partijiet terzi. Għal informazzjoni kompleta dwar il-cookies li nużaw, id-dejta li niġbru u kif nipproċessawhom, jekk jogħġbok iċċekkja tagħna Regoli tal-privatezza
Law & More B.V.