Min iħaddem jipproċessa ħafna dejta dwar l-impjegati tagħhom maż-żmien. Din id-dejta kollha hija maħżuna f'fajl tal-persunal. Dan il-fajl fih data personali importanti u, għal din ir-raġuni, huwa essenzjali li dan isir b'mod sigur u korrett. Kemm idum iħaddem permessi (jew, f'xi każijiet, meħtieġa) li jżommu din id-dejta? F'dan il-blog, tista 'taqra aktar dwar il-perjodu ta' żamma legali tal-fajls tal-persunal u kif tittrattah.
X'inhu fajl tal-persunal?
Kif issemma hawn fuq, min iħaddem spiss ikollu jittratta mad-dejta tal-persunal tal-impjegati tiegħu. Din id-dejta trid tinħażen sew u mbagħad tinqered. Dan isir permezz ta' fajl tal-persunal. Dan jinkludi l-isem u d-dettalji tal-indirizz tal-impjegat(i), kuntratti tax-xogħol, rapporti tal-prestazzjoni, eċċ. Din id-dejta trid tikkonforma mar-rekwiżiti li jsegwu r-regolamenti AVG, u għandha tinżamm għal ċertu perjodu ta’ żmien.
(Jekk trid tkun taf jekk il-fajl tal-persunal tiegħek jissodisfax ir-rekwiżiti tal-AVG, iċċekkja l-lista ta’ kontroll tal-AVG tal-fajl tal-persunal tagħna hawn)
Żamma tad-dejta tal-impjegati
L-AVG ma jagħtix perjodi ta' żamma speċifiċi għad-dejta personali. M'hemm l-ebda tweġiba sempliċi għall-perjodu taż-żamma ta' fajl tal-persunal, peress li jikkonsisti f'tipi differenti ta' data (personali). Perjodu ta' żamma differenti japplika għal kull kategorija ta' data. Taffettwa wkoll jekk il-persuna tkunx għadha impjegata, jew ħallietx l-impjieg.
Kategoriji ta' perjodi ta' żamma
Kif intqal hawn fuq, hemm perjodi ta’ żamma differenti relatati maż-żamma ta’ data personali f’fajl tal-persunal. Hemm żewġ kriterji li għandek tikkonsidra, jiġifieri jekk impjegat għadux impjegat, jew ħalliex l-impjieg. Dan li ġej juri meta ċerta data għandha tinqered, jew aħjar tinżamm.
Fajl kurrenti tal-persunal
L-ebda perjodi ta' żamma fissi ma huma stabbiliti għal data li tinsab f'fajl attwali tal-persunal ta' impjegat li għadu impjegat. L-AVG timponi biss obbligu fuq min iħaddem li jżomm il-fajls tal-persunal 'aġġornati'. Dan ifisser li min iħaddem innifsu huwa obbligat li jistabbilixxi skadenza għal reviżjoni perjodika tal-fajls tal-persunal u l-qerda ta 'data skaduta.
Dettalji tal-applikazzjoni
Id-dejta tal-applikazzjoni relatata ma' applikant li mhux impjegat trid tinqered f'massimu ta' 4 ġimgħat wara t-tmiem tal-proċedura tal-applikazzjoni. Dejta bħal motivazzjoni jew ittra ta' applikazzjoni, CV, dikjarazzjoni dwar l-imġieba, korrispondenza mal-applikant jaqgħu taħt din il-kategorija. Bil-kunsens tal-applikant, huwa possibbli li d-dejta tinżamm għal madwar sena.
Proċess ta' riintegrazzjoni
Meta impjegat ikun lesta proċess ta' riintegrazzjoni u jerġa' lura għax-xogħol tiegħu, japplika perjodu massimu ta' żamma ta' sentejn wara t-tlestija tar-riintegrazzjoni. Hemm eċċezzjoni għal dan meta min iħaddem ikun awto-assiguratur. F'dik is-sitwazzjoni, japplika perjodu ta' żamma ta' 2 snin.
Massimu sentejn wara t-tmiem tal-impjieg
Wara li impjegat iħalli l-impjieg, il-biċċa l-kbira tad-dejta (personali) fil-fajl tal-persunal hija soġġetta għal perjodu ta 'żamma sa sentejn.
Din il-kategorija tinkludi:
- Kuntratti ta' impjieg u emendi għalihom;
- Korrispondenza relatata mar-riżenja;
- Rapporti ta' evalwazzjonijiet u reviżjonijiet tal-prestazzjoni;
- Korrispondenza relatata mal-promozzjoni/demozzjoni;
- Korrispondenza dwar mard mill-UWV u t-tabib tal-kumpanija;
- Rapporti relatati mal-Att dwar it-Titjib tal-Gatekeeper;
- Ftehim dwar is-sħubija fil-Kunsill tax-Xogħlijiet;
- Kopja taċ-ċertifikat.
Mill-inqas 5 snin wara t-tmiem tal-impjieg
Ċerta data tal-fajls tal-persunal hija soġġetta għal perjodu ta' żamma ta' 5 snin. Min iħaddem huwa għalhekk obbligat li jżomm din id-dejta għal perjodu ta’ 5 snin wara li l-impjegat iħalli l-impjieg. Din hija d-dejta li ġejja:
- Dikjarazzjonijiet tat-taxxa tal-pagi;
- Kopja tad-dokument ta' identifikazzjoni tal-impjegat;
- Dejta dwar l-etniċità u l-oriġini;
- Dejta relatata mat-taxxi tal-pagi.
Din id-dejta għandha għalhekk tinżamm għal mill-inqas ħames snin, anke jekk tiġi sostitwita b'dikjarazzjonijiet ġodda fil-fajl tal-persunal.
Mill-inqas 7 snin wara t-tmiem tal-impjieg
Sussegwentement, min iħaddem għandu wkoll l-hekk imsejjaħ “obbligu taż-żamma tat-taxxa”. Dan jobbliga lil min iħaddem iżomm ir-rekords bażiċi kollha għal perjodu ta' 7 snin. Allura dan jinkludi data bażika, sekwestru tal-pagi, rekords tal-pagi u ftehimiet tas-salarji.
Il-perjodu taż-żamma skada?
Meta skada perjodu massimu ta' żamma tad-dejta minn fajl tal-persunal, min iħaddem ma jistax juża aktar id-dejta. Din id-dejta mbagħad għandha tinqered.
Meta skada perjodu minimu ta' żamma, min iħaddem jista jeqirdu din id-data. Tapplika eċċezzjoni meta jkun skada perjodu minimu ta' żamma u l-impjegat jitlob il-qerda tad-dejta.
Għandek mistoqsijiet dwar perjodi ta' żamma ta' fajls tal-persunal jew perjodi ta' żamma għal data oħra? Jekk iva, jekk jogħġbok ikkuntattjana. Tagħna avukati tax-xogħol se jkun kuntent li jgħinek!
